档案资料管理是学院常规管理的一个重要组成部分。它既是学院管理和教育、教学、学生工作的历史纪录，又是全院教职工工作成绩的客观见证。为此，制订制度如下：

1、成立档案资料工作领导小组。由一名领导分管，办公室人员具体负责，教学、学生工作有关人员协助工作。

2、健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保证文件资料齐全完整，及时办理。

3、行政人秘档案包括行政会议记录、文书档案、各种会议学习记录等，有办公室助人负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

4、教学档案包括教师业务档案、学生学籍档案、毕业论文档案、试卷档案考试相关材料等由教学秘书等有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

5、常规管理资料注重平时收集，一般每学期或每学年整理归档，由资料员负责归档立卷。

6、积极做好档案资料的“四平时”（收集、整理、鉴定、立卷）工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

7、档案资料室坚持做到“五防”：防火、防潮、防虫、放光、防盗，确保档案安全。

8、积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，外单位查阅档案须凭介绍信和本单位领导同意，并在本室查阅。查阅档案不得随意借出，不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。

9、按照保密制度的有关规定加强保密工作，严格注意保密，不得泄密。

10、按照上级有关规定，努力创建合格档案资料室和先进档案资料室。

商学院档案人员岗位责任制

1、努力学习马列主义、毛泽东思想，不断提高政治素质、政策水平，全心全意为老师服务。

2、认真学习、宣传、贯彻执行《档案法》及党和国家关于档案上的方针、政策、法规,自觉接受上级及地方档案行政管理部门的监督与指导。

3、 热爱本职工作，忠于职守，遵守纪律，努力学习档案专业知识，不断提高档案的科学管理水平。

4、 积极开展档案利用服务工作，编制必要的、简便实用的检索工具，撰写本局的档案资料编研材料。

5、在负责保管好本院档案的同时，对本院各部门及所属机构的档案工作实行监督和指导。

6、坚持原则，严格遵守档案工作各项规章制度，对违反档案工作规章制度的行为，档案人员应予以制止或纠正，并及时向领导汇报采取有效措施。