为了给我院团学工作累计一定的历史资料，对团学各部门及各成员的工作表现有一客观合理的评价标准，使团委、学生会的制度更加完善规范，作到真正的有章可循，奖惩分明，特制定数学科学学院团学工作档案管理制度：

一、团委组织部、学生会办公室负责档案管理工作。负责人定期对学各级文件、会议记录、简报及其他资料进行管理、分类、归档，每月月底以书面形式向学生工作领导小组汇报工作情况。听取各部的意见和建议，及时总结经验，保障各项工作顺利进行。

二、团学工作档案分类：

1、各级文件（校党委文件、团委文件、学生处文件、学生会文件及其他文件）

2、会议记录（学工领导会议、团委会议、学生会的会议记录，部门例会的会议记录——每月各上交一次作检查及记录工作）

3、团学干部档案

4、团学年、学期工作计划及总结

5、团学工作周志

6、学生参加各类活动的奖品、纪念品

7、团学相关书刊、报纸、与其他部门、兄弟院系来往信函

8、团学内部奖惩记录

三、相关文件不能带离办公室，经允许并登记后在办公室内查阅。查阅后归还组织部、办公室负责人进行整理存档。

四、各级会议应认真做好会议记录，做好相关资料的保存工作。各部门于每学期的第十五周上交部门会议记录作检查，作好登记工作；期末最后一次全体例会时上交学期会议记录，经审核后交由办公室整理、归档。

五、各类档案是学生工作领导小组对各部门工作表现作综合测评的重要依据，也是对学生干部进行考核和评优的依据之一。如有学生干部调任或离任，办公室要及时做好人事任免的登记。

六、学生干部档案作为考核学生干部工作情况的主要依据，每学期末通过部门总结及相关监察考核制度进行一次考核评估，评估资料由办公室负责保管。学期结束或任期结束时，该记录将送到学院作为个人档案材料。

七、各职能部门于学期初首次全体会议时递交该部门本学期内工作计划，每次活动开展前再递交详细的方案，活动结束一周内上交总结。学期结束时在递交整个学期的工作总结。

八、各部门、各成员不得以团学工作名义发文，任何个人不代表团委、学生会。团委、学生会文件需在全体会议上通过，由组织部和办公室代表撰文，成文后经审核方可盖章发文。

九、学生工作所获得的奖品、纪念品等，不属于个人，由办公室负责统一保管。

十、此项管理制度解释权属于数学科学学院学生工作领导小组。