为规范档案的查借阅管理，有效保护和利用档案，确保档案的完整与安全，特制订本制度。

一、查借阅档案,必须在查借阅登记簿上登记。

二、档案原则上不外借，特殊情况需借阅者要办理审批手续,并严格限制借出时间。

三、学校各部门查借阅本部门档案,可携带工作证或一卡通直接到档案馆办理查借阅手续。跨部门查借阅重要档案材料,需经原档案材料形成部门同意方可办理查借阅手续。

四、查借阅学校党委、行政、科研等部门的涉密档案时，须经有关部门领导同意, 报档案馆批准后,方可进行查借阅，且需由档案形成部门工作人员携带《涉密（重要）档案利用申请表》（附件1）前来查借阅。

五、校外人员查阅档案者, 需持所在单位介绍信及本人有效证件。如查阅非开放档案，须经档案形成部门批准，学校分管领导和档案馆审批，由档案形成部门前来查阅。

六、查借阅档案,需提供所查资料的年限、文号或文件题名。

七、查阅或复制录取新生名册、成绩单等个人学籍材料，本人前来办理，须携带有效身份证件原件及毕业证原件；代办人前来办理，须出示委托人亲笔签名的授权《委托书》（附件2）、委托人有效身份证件复印件及代办人有效身份证件原件。利用者须准确提供入学时间、毕业时间、学院、专业、学号、生源地、是否获得学位等基本信息。

七、摘抄、复制非开放档案者,需办理审批手续。利用的单位和个人未经有关部门或档案馆同意,不得擅自公布档案内容。

八、利用者有义务将利用档案资料产生的效果反馈到档案馆,档案馆应详细登记档案利用效果。

九、查借阅者应对档案的保密、安全和完整负责，不得转借、涂改、圈划、增删、抽页、剪裁、拆卷等。凡因管理不善，造成档案丢失、损毁或泄密者，将依据《中华人民共和国档案法》（新修订版）有关规定进行处理。

附件：1.《涉密（重要）档案利用申请表》

2.《委托书》

附件1

涉密（重要）档案利用申请表

附件2

委 托 书

洛阳师范学院档案馆：

本人___________，身份证号/护照号____________________________，入学省份___________，入学年份___________，专业 ___________，学制__________，毕业年份___________，班级___________，因______________________________________需要成绩单/录取审批表/学籍证明。现委托___________，身份证号/护照号____________________________前往办理。由此产生的一切后果，皆由本人承担。

                    委托人签字（务必手签）：

                       年 月 日