为适应我校档案工作发展需要，充分反映高等学校档案的形成规律，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，更好地服务于学校的教学和科研工作，根据原国家教育委员会发布的《高等学校档案实体分类法》（教办【1993】429号）文件要求，结合学校实际，特制订本分类方案。

一、 类目设置及标识

类目设置力求相对稳定，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变；同级类目之间的排列顺序按照习惯，综合类在前，专题类在后，层层隶属，符合逻辑。

（一）一级类目的设置与标识

一级类目是学校档案实体分类的最高层次，参照《高等学校档案实体分类法》，结合我校实际，确定为十大类目，标识采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母。作为十大类的补充还有实物（SW）、档案资料（ZL）

1. 党群（DQ）:学校党群部门在工作中形成的文件材料。

2. 行政（XZ）：学校行政职能部门（教学、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外。）

3. 教学（JX）：学校在教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4. 科研（KY）：学校科学研究管理和科研实践过程中形成的文件材料。

5. 基建（JJ）：学校在基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

6. 设备（SB）：学校在仪器设备管理和设备申请购置、开箱验收、安装调适、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

7. 出版（CB）：学校在出版工作管理和出版活动中形成的文字材料。

8. 外事（WS）：学校在外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

9. 财会（CK）：学校在财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

10.声像（SX）:学校在教学、科研等活动中形成的照片、录音带、磁盘、光盘等不同载体的文件材料

（二）二级类目的设置与标识

二级类目是根据我校档案工作情况对一级类目的细分，各类档案的二级类目均把管理性材料列在专业性材料之前，即在第一类均设有综合类。二级类目的标识，采用双位制。如综合为“11”，其余二级类目依次为12、13、14等。

（三）三级类目的设置与标识

学校在教学和管理过程中，产生了大量的教学类档案，为便于管理，按办学层次设研究生、全日制本（专）科生、成人教育3个三级类目，其标识方法、符号和二级类目相同。

二、 档号的编制及标识

档号是存取档案的代号，排架的依据，反映档案的分类体系和物理位置。

1.档号的结构

档号=年度号+分类号+案卷号

标识到文件级的，要在案卷后面加件号。

年度号：由4位阿拉伯数字组成。

分类号：一般包括一级类目和二级类目，教学类等数量多的可扩展到三级类目。

案卷号：指同一类目下的案卷顺序编号。

件号：即卷内文件顺序号。

2.档号的标识

档号的标识采用现代汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号、件号之间用连接符号“—”连接。

如：2016年内容是党委组织工作的第2号卷的档案，可标为：2016—DQ13—02

三、 档案的实体排架

根据《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》，高等学校档案排架时要严格按照档号排架，不留空柜，不空号，淡化保管期限。结合我校实际，采用分年度，一级类目纵排，一级类目下二级类目横排法。每类问题按永久、长期、短期的顺序排架。

四、 声像、实物类档案

（一） 声像档案（SX）

声像档案包括照片、录音带、录像带、幻灯片、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。

1.声像档案的编号模式

年度号+声像档案代号（SX）+载体代号+保管单位号

保管单位采用卷、册、盒。

2.声像类（SX）二级类目代号（载体代号）

12：照片类

13：录音类

14：录像带

15：幻灯片

16：影视胶片

17：缩微胶片

18：光盘

3.小类代号：

01：上级领导来校视察和知名人士来校活动

02：党、政、群重大活动

03：名人照片

04：毕业生照片

05：教学

06：科研

07：国内外交流活动

08：学校的教学、科研、生产设备

09：校园建设和职工福利事业

10：其他

（二）实物档案（SW）

实物档案包括奖状（证书）、奖章、锦旗、奖杯、印章、各类礼品和样品等实物。

1.实物档案的编号模式

年度号+实物档案代号（SW）+实物代号+保管单位号

保管单位采用件

2.实物档案二级及三级类目代号

12：奖状、荣誉证书

1201：科研工作

1202：教学工作

1203其他

13：奖杯、奖牌、锦旗

14：礼品、纪念品

15：字画

16：印章

17：其他

五、主表

（一）党群类(DQ)

11：党务综合类  党群类统计报表归入此类

12：纪检类    

13：组织类

14：宣传教育类  学生思想政治工作归入此类

15：统战类      民主党派材料归入此类

16：工会类      教代会和妇女材料归入此类

17：团委类      学生社团归入此类

（二）行政类（XZ）

11：综合类

12：人事类      师资培养、退休教职工材料归入此类

13：监察审计类  

14：武装保卫类   学生军训、征兵归入此类

15：总务类  后勤管理处、后勤集团、卫生所归入此类

16：档案、图书类

（三）教学类（JX）

11：综合类  学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料归入此类

12：学科与实验室建设、专业设置类

  1212：研究生（含博士）教育

  1213：全日制本、专科教育

  1214：成人教育

13：招生工作类（三级类目同12）

14：学籍管理类（三级类目同上）   学生处分归入此类

15：课堂教学与教学实践类（三级类目同上）  实习归入此类

16：学位工作类（三级类目同上）

17：毕业生工作类（三级类目同上）

18：教材管理类

（四）科研类（KY）

11：综合类    学术活动材料归入此类

12-【n】：科研项目类，按科研项目设置类目。其中n=【项目】=1，2，3……

13：论文专著类

14：项目获奖证书

（五）基建类（JJ）

11:综合类

12-【n】:按单项工程设置二级类目。n =【项目】=1，2…

（六）仪器设备类（SB）

11：综合类

12-【n】：按仪器设备种类或型号设置二级类目。n =型号=1，2，3……

（七）出版类（CB）

11：综合类

12：报纸类

13：刊物类

（八）外事工作类 (WS)

11：综合类

12：出国（境）类

13：来校类

14：国际合作会议类

15：外国留学生工作类

（九）财会类（CK）

11：综合类

12：会计报表类

   1212：财务处

   1213：基建处

   1214：后勤集团

13：会计账簿：（三级类目设置同12）

14：会计凭证：（三级类目设置同上）

15：工资册类（三级类目同上） 基金、奖学金、助学金归入此类

（十）声像类（SX）

11：综合

12：照片类

13：录音类

14：录像带

15：幻灯片

16：影视胶片

17：缩微胶片

18：光盘

3.小类代号：

01：上级领导来校视察和知名人士来校活动

02：党、政、群重大活动

03：名人照片

04：毕业生照片

05：教学

06：科研

07：国内外交流活动

08：学校的教学、科研、生产设备

09：校园建设和职工福利事业

10：其他