一、人事处应在每年新进教师报到后，及时将新进教师档案送交档案馆，并在每年职称评定、工资定级、年终考核等材料形成一个月内，将档案材料主动送交档案馆归档。

二、组织部应在每次干部换届、职务调整后一个月内将相关材料主动送交档案馆归档。

三、档案馆接收档案材料只针对人事处和组织部，不接收个人直接送来的档案材料。

四、归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位盖章及个人署名，有形成材料的日期。凡规定由组织人事部门审查盖章的，须有部门盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

五、档案管理工作人员对未能按时送交档案材料的部门，应及时催要，发现不符合归档要求的，应及时通知补送或补办。