洛阳师范学院审计档案管理办法

分类:规章制度  发布时间:2017-04-20   阅读(


校发〔2017〕72号

第一章 总 则

第一条 为了加强审计档案管理,完善审计工作基础建设,根据国家审计署下发的《审计机关审计档案管理规定》和《审计文件材料立卷归档工作试行程序》以及《洛阳师范学院内部审计工作规定》的要求,制定本办法。

第二条 本办法所称审计档案,包括审计业务档案(以下简称业务档案)和审计行政档案(以下简称行政档案)。

第三条 本办法所称业务档案,是指学校审计业务工作形成的,具有保存价值的以纸质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。

第四条 本办法所称行政档案,是指学校审计管理工作形成的,具有保存价值的以纸质、光盘和其他介质形式存在的文件材料。

第五条 本办法所称审计档案管理工作,是指建立审计档案并进行收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和归档的活动。

第六条 审计档案管理工作在业务上接受上级主管部门和学校档案馆的指导和监督。审计处配备专职(兼职)档案管理人员负责审计档案管理工作。

第二章 业务档案

第七条 业务档案按照审计项目立卷整理,按照业务种类归类编号,按照完成年度存档。

第八条 各类审计项目完结后,及时按项目立卷归档。审计项目负责人根据归档的范围,在审计项目结束后一个月内整理档案并立卷。一个项目可立一个或几个卷,但不得将几个项目的材料合并立卷。跨年度的项目在项目终结时立卷。

第九条 根据审计业务的类别,业务档案按照财务收支审计、经济责任审计、工程审计、专项审计等大类顺序排列。

第十条 审计案卷内的文件材料以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料和其他备查文件材料四个单元为序进行排列。

结论性文件材料指审计决定、审计报告、审计报告征求意见书、管理建议书、移送处理书等材料。本单元采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。

证明性文件材料指审计工作底稿、审计工作记录、审计证据、与审计项目有关的请示、报告、批示和会议记录等材料。本单元按照与审计项目实施方案所列审计事项或者会计报表科目对应的顺序排列。

立项性文件材料指审计委托书、审计项目派出单、审计通知书、审计项目实施方案等材料。本单元按照文件材料形成的时间顺序并结合文件材料的重要程度进行排列。

其他备查文件材料指除结论性、证明性、立项性资料外的材料。本单元按照文件材料形成的时间顺序并结合文件材料的重要程度进行排列。

第十一条 审计案卷内的每份或者每组文件材料之间的排列规则:

(一)正件在前,附件在后;

(二)定稿在前,修改稿在后;

(三)批复在前,请示在后;

(四)批示在前,报告在后;

(五)重要文件在前,次要文件在后;

(六)汇总性文件在前,基础性文件在后。

第十二条 财务审计及经济责任审计项目应归档的文件材料主要是:

(一)上级领导对审计事项的批示;

(二)审计委托书;

(三)项目审计计划、审计方案及其调整记录;

(四)被审计单位或人员承诺书;

(五)审计通知书;

(六)审计工作底稿和调查记录;

(七)审计报告征求意见稿;

(八)被审计单位或人员对审计报告征求意见稿的反馈意见;

(九)审计报告正稿;

(十)审计工作会议记录;

(十一)后续审计报告及审计意见落实情况;

(十二)其他有关材料。

第十三条 工程审计项目应归档的文件材料主要是:

(一)工程结算审计结果通知单及工程结算审定书(主审人员出具的审计结果材料);

(二)工程招、投标文件、中标通知书、施工合同及有关会议纪要;

(三)图纸会审记录、设计变更通知单、施工变更签证、隐蔽工程验收记录;

(四)工程项目管理部门报送的工程结算资料;

(五)与工程造价有关的其他相关资料。

第十四条 根据谁审计谁立卷的原则,建立立卷归档工作责任制。

审计立卷坚持谁审计谁立卷原则。每项审计任务结束后,本项审计的责任人应负责把审计文件材料按建档要求归纳分类,组成案卷,装订成册,交保管人员验收入柜。

第三章 行政档案

第十五条 行政档案按照文件或事项归类。文件印发或事项完结后,按照学校的规定及时归档。

第十六条 应归入行政档案的文件材料

(一)上级机关颁布的审计法律、法规、制度,印发的专项或年度审计工作安排、审计简报等文件;

(二)学校审计工作的规章制度、年度计划、工作总结、专项报告、请示批复、获奖文件证书等材料;

(三)审计工作会议或审计学术交流会议,本校代表的发言稿及会议的主要文件;

(四)审计处的内部管理规章制度;

(五)群众来信、来访记录;

(六)其他应归入行政档案的文件材料。

第十七条 行政档案的排列规则:

(一)上级来文的排序为:来文处理单、文件正本;

(二)审计处发文的排序为:文件正本、附件、发文稿纸、定稿;

(三)其他行政档案按照重要性原则排序。

第四章 保管与使用

第十八条 设专人专柜保管。审计档案立卷装订成册后,由分工管理档案的人员验收入柜,专柜保管,确保档案的安全,防止受损变质和丢失。

第十九条 入柜的档案要按一定顺序编号存放,以便查找和使用。

第二十条 审计档案的保管期限应当根据审计项目涉及的金额、性质、社会影响等因素划定为永久、定期两种,定期分为30年、10年。

(一)永久保管的档案,是指特别重大的审计事项、列入审计工作报告、审计结果报告或第一次涉及的审计领域等具有突出代表意义的审计事项档案;

(二)保管30年的档案,是指重要审计事项、参考价值较大的档案;

(三)保管10年的档案,是指一般性审计事项的档案。

审计处应当负责划定审计档案的保管期限。

执行同一审计工作方案的审计项目档案,由审计处负责组织的业务部门确定相同保管期限。

审计档案的保管期限自归档年度开始计算。

第二十一条 审计处应当根据审计工作保密事项范围和有关主管部门保密事项范围的规定确定密级和保密期限。凡未标明保密期限的,按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。

审计档案的密级及其保密期限,按卷内文件的最高密级及其保密期限确定,由档案管理人员按有关规定作出标识并按照相关规定进行管理。

第二十二条 凡审计处人员借阅档案者,必须向保管人员说明事由,办理登记手续,用毕按时归还;审计处以外的单位有特殊情况需要查阅、复制审计档案或者要求出具审计档案证明的,须经审计处负责人批准,重大审计事项的档案须经审计处主管校领导审批。

第五章 销毁

第二十三条 审计处应当按照有关规定成立鉴定小组,在审计处负责人的主持下定期对已超过保管期限的审计档案进行鉴定,准确地判定档案的存毁。

第二十四条 审计处应当对确无保存价值的审计档案进行登记造册,经主管校领导批准后销毁。销毁审计档案,应当指定两人负责监销。

第六章 附则

第二十五条 本办法由学校审计处负责解释。

第二十六条 本办法自颁布之日起施行。

洛阳师范学院党政办公室 2017年1月6日印发


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